Hành trình đưa IT Việt Nam ra thế giới qua 3 sự kiện

Bài này kể lại những trải nghiệm của cá nhân mình đứng sau ba sự kiện kết nối doanh nghiệp công nghệ Việt Nam ra quốc tế: Vietnam IT Day 2023 tại Melbourne, Vietnam IT Day 2024 tại Sydney, và Vietnam-Singapore AI Innovation Day 2025 tại Singapore. Những chia sẻ dưới đây là những gì mình cảm nhận và học được khi cùng team loay hoay xây thương hiệu cho IT Việt Nam ở những thị trường Việt Nam chưa phải cái tên quá cạnh tranh trên bản đồ công nghệ. Những chia sẻ có thể đúng ở thời điểm sự kiện diễn ra nhưng không còn cập nhật ở thời điểm hiện tại. Mọi người đọc như một tham khảo cá nhân nha.

Hành trình 3 sự kiện này đã bắt đầu và lớn lên như thế nào?

Năm 2023, công ty mình ICTS Custom Software, và cũng như nhiều công ty khác trong Hội GITS đứng trước bài toán làm sao để chủ động nguồn khách hàng ở các thị trường nói tiếng Anh sau khi đã thử qua hết các kênh "lead-generation" online. Vietnam IT Day 2023 với cá nhân mình là một phép thử cho việc đưa công ty ra nước ngoài gặp mặt khách hàng trực tiếp thay chỉ vì liên hệ từ xa. Mình vẫn nhớ lúc đó cả team hầu như không có hiểu biết gì về thị trường Úc, nhưng nhờ sự động viên của một người anh trong hội GITS là anh David, cũng là CEO một công ty thành viên nhưng có trụ sở ở Melbourne, mấy anh em bảo nhau thôi cứ làm thử xem.

Vietnam IT Day 2023 nhờ những niềm tin ngây ngô đó đã diễn ra tại Melbourne ngày 15/8/2023, giữa lúc thị trường IT Úc đang khát nhân lực VOV, 2023. Chưa đầy một năm sau, ngày 6/5/2024, Vietnam IT Day quay lại Úc nhưng lần này ở Sydney, tổ chức tại văn phòng PwC Australia ở Barangaroo. Lần đầu tiên sự kiện này rời khỏi Melbourne, và quy mô cũng lớn hơn hẳn với hơn 200 khách mời (SBS Vietnamese, 2024). Nếu sự kiện đầu tiên team làm mọi thứ còn rất dè dặt, ngân sách thấp, địa điểm phải tự bỏ tiền thuê và đi lấy tài trợ từng món quà cho khách mời, speaker, thì sự kiện thứ hai này, team đã may mắn kết nối được với PwC Australia, được họ tài trợ và hỗ trợ rất nhiều nên khâu tổ chức có phần dễ thở, chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

Sự kiện thứ ba 17/7/2025, Vietnam-Singapore AI Innovation Day 2025 diễn ra ngay tại trụ sở Google Singapore, với hơn 120 khách mời từ doanh nghiệp công nghệ, startup, khách hàng, báo chí và nhà đầu tư của cả hai nước (Bộ Công Thương, 2025). Sự kiện lần này có sự góp mặt và ủng hộ của tham tán Việt Nam tại Singapore, anh Thắng. Đó là lần đầu tiên mình làm việc một cách chính thức với một cơ quan nhà nước và mình khá bất ngờ vì sự thẳng thắn, am hiểu góc nhìn doanh nghiệp của anh. Dù sự kiện khá gấp gáp, từ lúc chốt ý tưởng đến lúc làm chắc chỉ đâu đó 4 tháng, trong đó gần 2 tháng là chờ bên Google duyệt khung chương trình, mình vẫn cảm thấy cực kỳ may mắn vì sự kiện đã diễn ra thuận lợi.

Bên ngoài nhìn vào, có thể thấy cả 3 sự kiện đều rất bài bản. Nhưng mình nhớ rõ cảm giác cùng team ban tổ chức review từng button trên website, danh sách khách mời, profile speakers hay cân đo đong đếm từng gói sponsors, giục giã từng deadline. Đó là những buổi tối mất ngủ vì một email chưa có ai trả lời, những cuộc gọi tối muộn vì lệch múi giờ, vì vấn đề phát sinh, và cảm giác hồi hộp không biết liệu người mình mời có thực sự đến hay không.

Build alignment: làm sao để tất cả stakeholders (các bên tham gia) đi cùng một hướng?

Người ngoài nhìn vào một sự kiện kết nối doanh nghiệp thường nghĩ việc khó nhất là mời được nhiều người nổi tiếng, nhiều công ty lớn. Với mình thì không phải vậy. Cái khó là làm sao để một người từ cơ quan nhà nước, một người từ một công ty công nghệ, và một nhà đầu tư: ba kiểu người có ba mối bận tâm hoàn toàn khác nhau, đứng chung một căn phòng mà vẫn cảm thấy buổi đó đáng giờ của họ.

Có lúc mình tự hỏi liệu mình có đang cố gắng làm hài lòng quá nhiều người cùng lúc không. Cơ quan nhà nước cần thấy quan hệ song phương được thể hiện đúng mực và đúng đường hướng chiến lược mà họ đề ra. Doanh nghiệp cần thấy có khách hàng hoặc đối tác có tiềm năng thật, không phải chỉ để chụp ảnh. Nhà đầu tư thì thẳng thắn hơn, họ cần thấy cơ hội rót vốn cụ thể, không phải câu chuyện truyền cảm hứng chung chung. Mình học được rằng nếu cố làm một bài phát biểu chung cho cả ba nhóm, kết quả là không ai thấy mình được nói tới cả. Vì vậy trong các buổi brief, mình luôn cố gắng tìm ra những góc nhìn khác biệt, từ góc độ của mỗi speaker để họ có thể chia sẻ thực sự những trăn trở cũng như cung cấp được thông tin hữu ích cho khán phòng.

Connect the dots: làm sao dùng network cá nhân và nguồn lực chung đúng thời điểm?

Nhiều người nghĩ tổ chức được một sự kiện tầm quốc tế thì phải có ngân sách lớn, có agency chuyên nghiệp đứng sau. Nhưng ở quy mô các sự kiện mình tổ chức (tầm vài trăm seats) thì tầm quan trọng của network cá nhân, và quan hệ, referral sẽ có vai trò nhiều hơn.

Ngoài ra, cái khó không phải là có network, mà là biết dùng đúng lúc. Mình học được rằng nhắn tin nhờ giới thiệu quá sớm, khi sự kiện còn chưa rõ hình hài, thì người ta dễ quên hoặc ngại nhận lời ngay. Nhắn quá trễ thì họ không đủ thời gian sắp xếp lịch, nhất là với người bận như lãnh đạo doanh nghiệp hay đại diện cơ quan nhà nước. Có một khoảng ở giữa, khi lời mời vừa đủ cụ thể để người ta tin, vừa đủ sớm để họ còn chỗ trống trong lịch. Canh đúng khoảng đó khó hơn mình tưởng rất nhiều.

Một lời đề nghị hợp tác đến đúng thời điểm, được giới thiệu từ đúng người sẽ giúp bạn mở cánh cửa, nhưng để cơ hội hay sự kiện đó trở thành hiện thực, thì phần chỉn chu trong cách tổ chức, liên hệ, phối hợp hết sức quan trọng. Nói gì thì nói, bạn đang làm việc với các tập đoàn nước ngoài, với các cơ quan chính phủ nước ngoài và họ sẽ chỉ nhìn vào cách bạn làm việc để đánh giá bạn có đáng cho họ bỏ thời gian cộng tác hay không.

Sức mạnh cộng đồng cũng quan trọng không kém network cá nhân. Một lời chia sẻ từ một hiệp hội doanh nghiệp uy tín, một người uy tín trong cộng động luôn có giá trị hơn một tin nhắn xa lạ. Nên phần lớn thời gian chuẩn bị, mình không dành để gửi email hàng loạt, mà dành để tìm ra ai là người hay đầu mối phù hợp để hỗ trợ sự kiện thành công.

Quản trị rủi ro phút cuối trong tổ chức sự kiện là gì?

Không có sự kiện nào trong ba lần diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu. Diễn giả báo bận đột xuất, thiết bị trục trặc ngay trước giờ khai mạc, truyền thông đã đưa tin nhưng nhà tài trợ vẫn chưa chốt,... những chuyện này gần như luôn xảy ra, chỉ khác nhau ở mức độ nghiêm trọng.

Với mình, quản trị rủi ro không phải là tránh để những chuyện này xảy ra, vì phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát. Nó là chuẩn bị sẵn phương án B, thậm chí phương án C, cho những phần quan trọng nhất trong chương trình để sự kiện vẫn diễn ra trọn vẹn đúng như lịch trình, tính chất và cam kết ban đầu.

Điều mình học được là bình tĩnh ở phút cuối quan trọng hơn một kế hoạch hoàn hảo từ đầu. Sự kiện nào cũng có một khoảnh khắc mọi thứ tưởng như sắp đổ vỡ. Cách phản ứng ở khoảnh khắc đó, nhiều khi khách mời không hề biết, nhưng lại là thứ quyết định buổi hôm đó có suôn sẻ hay không.

Sau những bài báo tổng kết, những shot hình lung linh, điều gì mới thực sự quan trọng?

Với mình, khoảnh khắc quan trọng nhất của cả ba sự kiện không phải là lúc phát biểu khai mạc, mà là buổi sáng hôm sau, khi mình ngồi xem lại danh sách người tham dự và tự hỏi ai trong số họ sẽ thực sự nhắn tin lại cho nhau. Một cái bắt tay ở sự kiện chỉ là một cái bắt tay, cho đến khi có một hành động cụ thể tiếp theo, một cuộc hẹn 1-1, một buổi demo, một bản đề xuất hợp tác, trong vài tuần sau đó.

Nói cho cùng, truyền thông hay sự kiện chỉ là bước đệm. Biến một cái bắt tay, một bức hình, một tấm danh thiếp thành cơ hội kinh doanh, hợp tác thực sự vẫn phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của người và tổ chức đó.

Câu hỏi thường gặp

Vietnam IT Day 2023 là sự kiện gì?

Vietnam IT Day 2023 là sự kiện kết nối doanh nghiệp công nghệ Việt Nam với thị trường Úc, diễn ra tại Melbourne ngày 15/8/2023, nhằm xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho ngành IT Việt Nam tại Úc.

Vietnam IT Day 2024 tại Sydney khác gì so với năm 2023?

Đây là lần đầu tiên Vietnam IT Day được tổ chức tại Sydney, diễn ra ngày 6/5/2024 tại văn phòng PwC Australia ở Barangaroo, quy tụ hơn 200 khách mời — quy mô lớn hơn hẳn lần tổ chức tại Melbourne năm 2023.

Vietnam-Singapore AI Innovation Day 2025 có gì khác?

Sự kiện diễn ra ngày 17/7/2025 tại trụ sở Google Singapore, quy tụ hơn 120 đại biểu từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, startup và nhà đầu tư, tập trung vào hợp tác AI giữa Việt Nam và Singapore.

Connect the dots trong tổ chức sự kiện nghĩa là gì?

Là dùng network cá nhân và sức mạnh giới thiệu từ cộng đồng đúng thời điểm — không quá sớm khi sự kiện chưa rõ hình hài, không quá trễ khi người ta hết chỗ trống trong lịch.

Quản trị rủi ro phút cuối khi tổ chức sự kiện nghĩa là gì?

Là chuẩn bị sẵn phương án B, thậm chí phương án C, cho những phần quan trọng nhất của chương trình, vì gần như sự kiện nào cũng có ít nhất một sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát ngay trước giờ diễn ra.